Regularne okresowe przeglądy budynku stanowią obowiązek wynikający z przepisów. Przede wszystkim jednak jest to element dbałości o bezpieczeństwo mieszkańców i użytkowników. Ważne jest przy tym, aby właściwie udokumentować i archiwizować te procesy.
Czym są okresowe przeglądy budynku?
Zgodnie z przepisami Prawa budowlanego każdy budynek musi przechodzić cykliczne kontrole techniczne. Ważnym obowiązkiem właścicieli i zarządców jest przegląd roczny budynku. Uzupełnienie stanowi przegląd 5-letni. Coroczne okresowe przeglądy budynku obejmują m.in. sprawdzenie stanu instalacji gazowej i wentylacyjnej oraz ogólnego stanu technicznego. Kontrola wykonywana co 5 lat jest bardziej szczegółowa. Rzeczoznawca budowlany poddaje analizie również elementy konstrukcyjne, czy też instalację elektryczną i odgromową.
Przegląd może przeprowadzić jedynie osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia. Jest nią rzeczoznawca budowlany. Ekspert rzeczoznawca przygotowuje niezbędną dokumentację, stanowiącą podstawę do dalszych działań konserwacyjnych czy naprawczych.
Jakie dokumenty powstają podczas przeglądu?
Każdy okresowy przegląd budynku kończy się sporządzeniem protokołu, w którym zawarte są wyniki oględzin i ewentualne zalecenia. Nie każdy jednak zdaje sobie sprawę, że podczas przeglądu generuje się też inne dokumenty. Otóż dokumentacja obejmuje m.in.:
- ocenę stanu technicznego budynku,
- deklarację właściwości użytkowych niektórych elementów konstrukcyjnych lub instalacyjnych,
- dokumentację zdjęciową,
- raporty z pomiarów.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości właściciel ma obowiązek podjęcia odpowiednich działań naprawczych. Kiedy zostaną już zrealizowane, należy uzyskać potwierdzenie ich wykonania w kolejnych dokumentach.
Jak długo przechowywać dokumenty z przeglądów?
Dokumentacja z przeglądów technicznych budynku powinna być przechowywana przez cały okres eksploatacji obiektu. Przepisy nie określają konkretnego czasu, co w praktyce oznacza nawet kilkadziesiąt lat. Dokumenty te mogą być wymagane przy sprzedaży nieruchomości, zmianie zarządcy, a także w sytuacji awarii lub sporu sądowego. Brak odpowiednich protokołów może skutkować sankcjami finansowymi lub odpowiedzialnością cywilną.
Gdzie przechowywać dokumentację okresowych przeglądów budynku?
Dokumenty należy przechowywać, chroniąc je przed zniszczeniem, wilgocią czy utratą. W przypadku budynków mieszkalnych wielorodzinnych najczęściej prowadzi się tzw. książkę obiektu budowlanego. Gromadzi się w niej wszystkie protokoły z przeglądów, remontów i modernizacji. Jeśli nie ma fizycznej książki, warto założyć segregator z chronologicznym układem dokumentów.
Cyfrowe rozwiązania – czy warto?
Wielu zarządców korzysta dzisiaj z programów do ewidencji przeglądów. Rozwiązania te umożliwiają prostą archiwizację danych. Pozwalają też ustawiać przypomnienia o nadchodzących terminach okresowych przeglądów budynku. Szczególnie przydatne okazuje się to przy zarządzaniu wieloma obiektami. Dodatkowo systemy tego typu dają szybki dostęp do historii przeglądów. Umożliwiają generowanie raportów oraz udostępnianie dokumentów odpowiednim służbom czy wykonawcom. W efekcie usprawniają codzienną pracę i minimalizują ryzyko przeoczenia obowiązkowych terminów.
Dlaczego warto dbać o dokumentację?
Zarówno dla właściciela, jak i zarządcy, dokumentacja z okresowych przeglądów budynku jest tarczą ochronną. W razie wypadku lub uszkodzenia obiektu stanowi dowód zachowania należytej staranności. Warto też pamiętać, że w przypadku pełnej dokumentacji kolejne okresowe przeglądy budynku są zwykle tańsze. Wynika to z faktu, że przejrzyste dane ułatwiają ocenę zakresu prac i samo jej wykonanie.
Przechowywanie dokumentacji z okresowych przeglądów budynku to nie formalność, lecz istotny element zarządzania nieruchomością. Dobrze zorganizowane archiwum ułatwia codzienne obowiązki. Przede wszystkim jednak chroni przed konsekwencjami prawnymi i pomaga w utrzymaniu obiektu w dobrym stanie technicznym.
